Inventarizācija darbnīcā: kā to izdarīt vienā vakarā un ko ar to iesākt

Daudzas darbnīcas un veikali inventarizāciju atliek, līdz to pieprasa grāmatvedis. Tad to dara vēlu vakarā, steigā, un skaitļus tabulā labo, līdz tie sakrīt. Pēc tam neviens nevar pateikt, kur palika trūkstošais.

Pats skaitlis ir mazāk svarīgs par divām citām lietām: starpību starp uzskaiti un plauktu un tās iemeslu. Ja izlabo skaitli, bet nepieraksti iemeslu, tā pati starpība nākamajā mēnesī būs atpakaļ.

Izvēlies brīdi, kad nekas nekustas

Skaitīt var tikai to, kas stāv uz vietas. Praksē tas ir vakars pēc darba vai brīvdiena. Skaitīšanas laikā neviens neņem detaļas darbam, nepārdod no plaukta un nepieņem piegādi, citādi skaitlis ir nepareizs vēl pirms beigām.

Pirms sāc, ievadi visas piegādes, kas jau atvestas. Preces, kas ir plauktā, bet nav ievadītas, liek skaitlim nesakrist ar uzskaiti bez īsta iemesla.

Neskaiti visu, skaiti to, kas kustas

Grāmatvedis prasīs pilnu inventarizāciju vismaz reizi gadā. Uzņēmuma vadīšanai tas ir par reti. Noderīgāk ir reizi mēnesī pārskaitīt tās dažas desmitas pozīciju, kas dod lielāko daļu apgrozījuma: telefonu darbnīcā ekrānus un akumulatorus, autoservisā filtrus un eļļu, veikalā labāk pārdotās preces.

Vienkāršs noteikums: ja pozīcija pēdējā mēnesī kustējusies vairāk nekā piecas reizes, skaiti to bieži. Ja tā gadu nav kustējusies, skaiti reizi gadā un padomā, vai to nepārdot.

Pieraksti starpību un iemeslu, ne tikai jauno skaitli

Šis solis atšķir inventarizāciju no skaitļu pielabošanas. Ja plauktā ir 7 ekrāni, bet sistēmā 9, neieraksti vienkārši 7. Pieraksti: bija 9, saskaitīti 7, starpība −2, iemesls: saplīsa montāžā, nebija norakstīts.

Iemeslu parasti ir maz, un tie atkārtojas: izlietots darbā, bet nav tam pievienots; sabojāts montāžā; atdots klientam garantijā; samaksāts piegādātājam, bet nav piegādāts. Katram ir cits risinājums, un tos var atšķirt tikai tad, ja iemesls ir pierakstīts.

Ko iemesli pasaka vēlāk

Pēc trim mēnešiem iemeslu saraksts pasaka vairāk nekā atlikums. Ja puse starpību ir “izlietots darbā, nav pievienots”, problēma nav zādzība, bet tas, kā darbi tiek reģistrēti, un to atrisina viena saruna ar komandu.

Ja starpības sakrājas ap vienu piegādātāju vai vienu cilvēku, arī to redzēsi, bet tikai tad, ja iemesls pierakstīts uzreiz, nevis atcerēts pēc mēneša.

Kā to izdarīt ReactDesk

Noliktavā atver pozīciju, izvēlies “Saskaitīts plauktā” un ieraksti saskaitīto skaitu. ReactDesk pats aprēķina starpību, prasa iemeslu (inventarizācija, bojāts, pazudis, atrasts, atgriezts piegādātājam vai labojums) un ļauj pievienot piezīmi.

Izmaiņa saglabājas pozīcijas atlikuma vēsturē ar datumu un tā cilvēka vārdu, kurš to ievadīja. Atlikums nemainās bez šāda ieraksta, tāpēc arī pēc mēneša var redzēt, kur palika tie divi ekrāni.

Skaitīšana reizi mēnesī aizņem vienu vakaru. Pretī tu zini, cik naudas stāv plauktā un kur pazūd preces, un zini to, pirms kaut kā pietrūkst.