Из Excel в систему шаг за шагом: план на первую неделю

В прошлой статье мы перечислили признаки того, что бизнес вырос из таблиц. Эта статья о том, как перейти. Если идти в правильном порядке, хватает примерно недели, а список склада в основном заполняется по ходу работы.

Шаг 1: приведите в порядок список клиентов

Откройте свой Excel и оставьте нужные колонки: имя, телефон, e-mail и адрес, если он есть. Сохраните как CSV. В Настройках ReactDesk есть импорт, который узнаёт колонки по названию, и через несколько минут клиенты в системе. Латвийские компании можно также добавить из Регистра предприятий, введя часть названия.

Шаг 2: заведите склад, но не весь

Не пытайтесь в первый день ввести 800 позиций. Введите 50, которые используете или продаёте чаще всего, а остальные добавляйте, когда они впервые понадобятся. Через месяц список полный, и никто не просидел ночь за компьютером. Если старый список уже в таблице, тем же импортом можно загрузить и склад.

Шаг 3: новые работы только в системе

С первого дня каждая новая работа идёт в систему. Работы, которые уже начаты, доделайте на бумаге. Через неделю бумажной стопки уже нет.

Шаг 4: подключите команду

Создайте каждому свой вход и роль. Роль определяет, что человек может видеть и менять, например работы, но не финансовые отчёты. Один общий пароль больше не нужен.

Шаг 5: через месяц откройте отчёты

Когда в системе данные за месяц, отчёты становятся полезными: какие работы приносят больше всего, где работы ждут дольше всего и какой товар не продаётся.

Если вы переходите не с Excel, а с другой системы, пришлите нам выгрузку из неё, и мы бесплатно загрузим ваших клиентов, склад и историю. Вы также получите 31 день Premium. Напишите нам в чат.