Инвентаризация в мастерской: как провести её за один вечер и что делать с результатом

Многие мастерские и магазины откладывают инвентаризацию, пока её не потребует бухгалтер. Тогда её делают поздно вечером, в спешке, а цифры в таблице правят, пока они не сойдутся. После этого никто не может сказать, куда делось недостающее.

Сама цифра важна меньше, чем две другие вещи: разница между учётом и полкой и её причина. Если исправить цифру, но не записать причину, та же разница через месяц вернётся.

Выберите время, когда ничего не движется

Считать можно только то, что стоит на месте. На практике это вечер после закрытия или выходной. Во время пересчёта никто не берёт детали в работу, не продаёт с полки и не принимает поставку, иначе цифра неверна ещё до конца пересчёта.

Перед началом внесите все поставки, которые уже привезли. Товар, который лежит на полке, но не внесён, даёт расхождение с учётом без настоящей причины.

Не считайте всё, считайте то, что движется

Бухгалтер попросит полную инвентаризацию хотя бы раз в год. Для управления это слишком редко. Полезнее раз в месяц пересчитывать те несколько десятков позиций, которые дают основную часть оборота: в мастерской по ремонту телефонов экраны и аккумуляторы, в автосервисе фильтры и масло, в магазине самые продаваемые товары.

Простое правило: если позиция за последний месяц двигалась больше пяти раз, считайте её часто. Если она не двигалась год, считайте её раз в год и подумайте, не распродать ли её.

Записывайте разницу и причину, а не только новое число

Этот шаг отличает инвентаризацию от правки цифр. Если на полке 7 экранов, а в системе 9, не вписывайте просто 7. Запишите: было 9, насчитано 7, разница −2, причина: разбит при установке, не списан.

Причин обычно немного, и они повторяются: ушло в работу, но не добавлено к ней; повреждено при установке; отдано клиенту по гарантии; оплачено поставщику, но не доставлено. У каждой своё решение, и различить их можно, только если причина записана.

Что причины скажут потом

Через три месяца список причин говорит больше, чем остаток. Если половина разниц «ушло в работу, не добавлено», проблема не в воровстве, а в том, как оформляется работа, и её решает один разговор с командой.

Если разницы собираются вокруг одного поставщика или одного человека, вы это тоже увидите, но только если причину записали сразу, а не вспомнили через месяц.

Как это сделать в ReactDesk

На складе откройте позицию, выберите «Пересчитано на полке» и введите насчитанное количество. ReactDesk сам посчитает разницу, попросит причину (инвентаризация, повреждено, утеряно, найдено, возврат поставщику или исправление) и даст добавить заметку.

Изменение сохраняется в истории остатка позиции с датой и именем человека, который его внёс. Остаток не меняется без такой записи, поэтому и через месяц видно, куда делись те два экрана.

Пересчёт раз в месяц занимает один вечер. Взамен вы знаете, сколько денег стоит на полке и где пропадает товар, и знаете это до того, как чего-то не хватит.