Inventarul în atelier: cum îl faci într-o seară și ce faci cu rezultatul

Multe ateliere și magazine amână inventarul până când îl cere contabilul. Atunci se face seara târziu, în grabă, iar cifrele din tabel sunt corectate până se potrivesc. După aceea nimeni nu mai poate spune unde a dispărut marfa lipsă.

Cifra numărată contează mai puțin decât alte două lucruri: diferența dintre evidență și raft și motivul ei. Dacă corectezi cifra fără să notezi motivul, aceeași gaură revine luna următoare.

Alege un moment în care nimic nu se mișcă

Poți număra doar marfa care stă pe loc. În practică, asta înseamnă o seară după închidere sau o zi liberă. Cât numeri, nimeni nu ia piese pentru o lucrare, nu vinde de pe raft și nu înregistrează o livrare, altfel numărătoarea e greșită înainte să termini.

Înainte să începi, înregistrează toate livrările sosite. Marfa care stă pe raft, dar nu a fost introdusă, face ca numărătoarea să difere de evidență fără un motiv real.

Nu număra tot, numără ce se mișcă

Contabilul tău va vrea o numărătoare completă cel puțin o dată pe an. Pentru a conduce afacerea, e prea rar. Mai util e să renumeri lunar cele câteva zeci de articole care aduc cea mai mare parte din vânzări: ecrane și baterii într-un service de telefoane, filtre și ulei într-un service auto, produsele cele mai vândute într-un magazin.

O regulă simplă: dacă un articol s-a mișcat de mai mult de cinci ori luna trecută, numără-l des. Dacă nu s-a mișcat de un an, numără-l o dată pe an și gândește-te dacă nu merită lichidat.

Notează diferența și motivul, nu doar noua cifră

Acest pas deosebește un inventar de simpla corectare a cifrelor. Dacă pe raft sunt 7 ecrane și sistemul arată 9, nu scrie pur și simplu 7. Notează: erau 9, numărate 7, diferență −2, motiv: spart la montaj, nescăzut din stoc.

Motivele sunt de obicei puține și se repetă: folosit la o lucrare, dar neadăugat la ea; deteriorat la montaj; dat unui client în garanție; plătit furnizorului, dar nelivrat. Fiecare cere altă soluție, iar le poți deosebi doar dacă motivul a fost notat.

Ce îți spun motivele mai târziu

După trei luni, lista motivelor spune mai mult decât soldul. Dacă jumătate din diferențe sunt „folosit la o lucrare, neadăugat”, problema nu e furtul, ci felul în care se înregistrează munca, iar o discuție cu echipa o rezolvă.

Dacă diferențele se adună în jurul unui furnizor sau al unei persoane, vei vedea și asta, dar numai dacă motivul a fost notat pe loc, nu reamintit după o lună.

Cum se face în ReactDesk

În Stoc deschide articolul, alege „Numărat pe raft” și introdu cantitatea numărată. ReactDesk calculează singur diferența, cere un motiv (inventar, deteriorat, pierdut, găsit, returnat furnizorului sau corecție) și te lasă să adaugi o notă.

Modificarea se salvează în istoricul de stoc al articolului, cu data și numele persoanei care a introdus-o. Stocul nu se schimbă niciodată fără o astfel de intrare, așa că și după o lună vezi unde au ajuns cele două ecrane.

O numărătoare lunară îți ia o seară. În schimb știi câți bani stau pe rafturi și unde dispare marfa, și știi asta înainte să rămâi fără ceva.