Z Excela do systemu krok po kroku: plan na pierwszy tydzień

W poprzednim wpisie wymieniliśmy oznaki, że firma wyrosła z arkuszy kalkulacyjnych. Ten wpis jest o tym, jak przejść. W odpowiedniej kolejności zajmuje to około tygodnia, a większa część listy magazynowej uzupełnia się w trakcie pracy.

Krok 1: uporządkuj listę klientów

Otwórz swój plik Excel i zostaw potrzebne kolumny: imię i nazwisko, telefon, e-mail i adres, jeśli go masz. Zapisz go jako CSV. W Ustawieniach ReactDesk jest import, który rozpoznaje kolumny po nazwach, i po kilku minutach Twoi klienci są w systemie. Łotewskie firmy można też dodać z łotewskiego rejestru przedsiębiorstw, wpisując część nazwy.

Krok 2: wprowadź magazyn, ale nie cały

Nie próbuj pierwszego dnia wpisać 800 pozycji. Wpisz 50, których używasz lub które sprzedajesz najczęściej, a resztę dodawaj, gdy będą potrzebne po raz pierwszy. Po miesiącu lista jest kompletna i nikt nie spędził nocy na wpisywaniu. Jeśli Twoja stara lista jest już w arkuszu, ten sam import wczyta też magazyn.

Krok 3: nowe zlecenia tylko w systemie

Od pierwszego dnia każde nowe zlecenie trafia do systemu. Te, które już trwają, kończysz na papierze. Po tygodniu sterty papierów już nie ma.

Krok 4: dołącz zespół

Daj każdej osobie własny login i rolę. Rola decyduje, co ktoś może widzieć i zmieniać, na przykład zlecenia, ale nie raporty finansowe. Nikt nie musi już dzielić się jednym hasłem.

Krok 5: po miesiącu otwórz raporty

Gdy w systemie jest miesiąc danych, raporty stają się przydatne: które zlecenia zarabiają najwięcej, gdzie zlecenia czekają najdłużej i który towar się nie sprzedaje.

Jeśli przechodzisz nie z Excela, tylko z innego systemu, wyślij nam z niego eksport, a my bezpłatnie wczytamy Twoich klientów, magazyn i historię. Dostaniesz też 31 dni Premium. Napisz do nas na czacie.