Co musi zawierać paragon na Łotwie: dane wymagane przez rozporządzenie nr 95

Paragon wydaje się drobiazgiem, dopóki klient go nie przyniesie z powrotem, bo jego księgowy go nie przyjmuje. Zwykle brakuje jednej linii, a sprzedaż, która już się odbyła, nie ma ważnego dowodu księgowego.

To, co musi być na paragonie, nie zależy od każdego sklepu. Określa to punkt 23 rozporządzenia nr 95 łotewskiej Rady Ministrów z 11 lutego 2014 roku w sprawie wymagań technicznych dla elektronicznych urządzeń i instalacji do rejestrowania podatków i innych płatności.

Czego punkt 23 wymaga na paragonie

W skrócie paragon musi zawierać:

• Nazwę użytkownika (w przypadku osoby fizycznej imię i nazwisko), numer rejestracyjny lub numer VAT oraz adres siedziby
• Słowo „čeks”, numer kolejny paragonu, unikalny kod identyfikacyjny modułu pamięci fiskalnej, datę i godzinę
• W każdej linii nazwę towaru lub usługi (albo działu), oznaczenie VAT, ilość (także „1”) i cenę
• Zastosowane stawki VAT
• Kwotę bez VAT i kwotę VAT, każdą osobno dla każdej stawki
• Sumę i ewentualne rabaty
• Formę płatności, otrzymaną kwotę i wydaną resztę
• Pełny numer obudowy kasy lub systemu kasowego oraz sumę kontrolną Hash SHA-1 tego i poprzedniego paragonu

Punkty są tu skrócone. Rozstrzyga tekst rozporządzenia, a było ono wielokrotnie zmieniane, więc zanim zmienisz układ paragonu, otwórz obowiązującą wersję na likumi.lv.

Czego brakuje najczęściej

Trzy dane znikają częściej niż pozostałe i wszystkie trzy są w punkcie 23.

Pierwsza to nazwa towaru. „Towar” czy „Usługa” to nie nazwa: z paragonu musi wynikać, co zostało kupione. Druga to oznaczenie VAT przy każdej linii. Trzecia to kwoty według stawek: jeśli na jednym paragonie są linie z 21% i linie bez VAT, kwotę bez VAT i kwotę VAT podaje się dla każdej stawki osobno, a nie jedną liczbą.

Czwarty przypadek to zgubiony paragon. Jeśli klient o to poprosi, wydajesz mu w zamian dowód księgowy z danymi z punktów 23.1, 23.2, od 23.4 do 23.9 oraz 23.13 (rozporządzenie nr 96, punkt 65¹).

Kiedy zamiast paragonu można wystawić numerowane pokwitowanie

W niektórych przypadkach określonych w rozporządzeniu nr 96 w sprawie korzystania z tych urządzeń zamiast kasy można używać numerowanego pokwitowania (kvīts) zarejestrowanego w VID, łotewskiej służbie skarbowej. Punkt 71 tego rozporządzenia wymienia jego dane: serię z dwóch liter łacińskich i numer, datę rejestracji numeru w VID (jeśli pokwitowania nie są zszyte w bloczki), datę wystawienia z miesiącem zapisanym słownie, dane sprzedawcy i kupującego, towary lub usługi z ilością, ceną i wartością, rabaty, stawkę i kwotę VAT, sumę cyfrowo i słownie oraz podpis sprzedawcy.

Jeszcze jedna zasada dotyczy paragonów. Jeśli na paragonie brakuje danych, których przepisy o rachunkowości i VAT wymagają od dowodu księgowego, na żądanie kontrahenta musisz wystawić prawidłowy dowód księgowy albo uzupełnić paragon (rozporządzenie nr 96, punkt 65).

Po co na paragonie suma kontrolna

Suma kontrolna pozwala sprawdzić, czy paragon nie został zmieniony po wydrukowaniu. Każdy paragon pokazuje własną sumę kontrolną SHA-1 i sumę poprzedniego paragonu, więc zmieniony paragon przestaje pasować do następnego.

Jak to wygląda w ReactDesk

Każda sprzedaż zapisana w ReactDesk dostaje sumę kontrolną SHA-256 wyliczoną z jej treści. Jeśli zarejestrujesz kasę jako urządzenie fiskalne, każda sprzedaż trafia też do dziennika fiskalnego, w którym każdy wpis zawiera hash poprzedniego, więc wpis zmieniony później nie pasuje już do łańcucha.

Czy w Twojej działalności w ogóle potrzebna jest zarejestrowana kasa lub system kasowy, decydują VID i Twój księgowy, a nie program. Ten artykuł mówi o tym, co musi zawierać dokument, a nie o tym, kiedy można się bez niego obejść.

Rozporządzenie nr 96 ma też zmiany, które wchodzą w życie 1 stycznia 2027 roku. Zanim zmienisz układ paragonu, przeczytaj oba rozporządzenia na likumi.lv albo zapytaj VID.