Inwentaryzacja w warsztacie: jak zrobić ją w jeden wieczór i co zrobić z wynikiem

Wiele warsztatów i sklepów odkłada inwentaryzację, aż poprosi o nią księgowy. Wtedy robi się ją późnym wieczorem, w pośpiechu, a liczby w arkuszu poprawia się, aż się zgodzą. Potem nikt nie potrafi powiedzieć, gdzie podział się brakujący towar.

Sama policzona liczba jest mniej ważna niż dwie inne rzeczy: różnica między ewidencją a półką i jej przyczyna. Jeśli poprawisz liczbę, nie zapisując przyczyny, ta sama dziura wróci w następnym miesiącu.

Wybierz moment, w którym nic się nie rusza

Policzyć można tylko towar, który stoi w miejscu. W praktyce to wieczór po zamknięciu albo dzień wolny. W trakcie liczenia nikt nie bierze części do zlecenia, nie sprzedaje z półki i nie przyjmuje dostawy, inaczej wynik jest błędny, zanim skończysz.

Zanim zaczniesz, wprowadź wszystkie dostawy, które już przyszły. Towar, który leży na półce, ale nie został wprowadzony, sprawia, że wynik liczenia rozjeżdża się z ewidencją bez prawdziwego powodu.

Nie licz wszystkiego, licz to, co się rusza

Księgowy będzie chciał pełnego liczenia co najmniej raz w roku. Do prowadzenia firmy to za rzadko. Bardziej przydatne jest liczenie raz w miesiącu tych kilkudziesięciu pozycji, które dają większość obrotu: w serwisie telefonów ekranów i baterii, w warsztacie samochodowym filtrów i oleju, w sklepie najlepiej sprzedających się towarów.

Prosta zasada: jeśli pozycja ruszała się w zeszłym miesiącu więcej niż pięć razy, licz ją często. Jeśli nie ruszała się od roku, licz ją raz w roku i zastanów się, czy jej nie wyprzedać.

Zapisuj różnicę i przyczynę, a nie tylko nową liczbę

Ten krok odróżnia inwentaryzację od poprawiania liczb. Jeśli na półce jest 7 ekranów, a system pokazuje 9, nie wpisuj po prostu 7. Zapisz: było 9, policzono 7, różnica −2, przyczyna: pękł przy montażu, nigdy nie został odpisany.

Przyczyn zwykle jest niewiele i się powtarzają: użyte do zlecenia, ale nigdy do niego niedodane; uszkodzone przy montażu; wydane klientowi w ramach gwarancji; zapłacone dostawcy, ale nigdy niedostarczone. Każda wymaga innego rozwiązania, a odróżnić je można tylko wtedy, gdy przyczyna jest zapisana.

Co przyczyny powiedzą później

Po trzech miesiącach lista przyczyn mówi więcej niż sam stan. Jeśli połowa różnic to „użyte do zlecenia, niedodane”, problemem nie jest kradzież, tylko sposób rejestrowania pracy, a rozwiązuje go jedna rozmowa z zespołem.

Jeśli różnice skupiają się wokół jednego dostawcy albo jednej osoby, też to zobaczysz, ale tylko wtedy, gdy przyczynę zapisano od razu, a nie przypomniano sobie po miesiącu.

Jak to zrobić w ReactDesk

W Magazynie otwórz pozycję, wybierz „Policzone na półce” i wpisz policzoną ilość. ReactDesk sam wyliczy różnicę, poprosi o przyczynę (inwentaryzacja, uszkodzone, zgubione, odnalezione, zwrot do dostawcy albo korekta) i pozwoli dodać notatkę.

Zmiana zapisuje się w historii stanu pozycji z datą i nazwiskiem osoby, która ją wprowadziła. Stan nigdy nie zmienia się bez takiego wpisu, więc nawet po miesiącu widać, gdzie podziały się te dwa ekrany.

Comiesięczne liczenie zajmuje jeden wieczór. W zamian wiesz, ile pieniędzy stoi na półkach i gdzie znika towar, i wiesz to, zanim czegoś zabraknie.