Van spreadsheets naar een systeem: vijf signalen dat je bedrijf Excel is ontgroeid

De meeste kleine bedrijven beginnen met één Excel-bestand en een schrift bij de kassa, en in het begin is dat de snelste manier. Groeit het bedrijf, dan gaat de spreadsheet in de weg zitten. Dit zijn vijf signalen dat dat al gebeurt.

1. Een klant belt en je moet zoeken

Als „is mijn telefoon klaar?” betekent dat je bestanden opent en de technicus iets vraagt, wachten de klant en jij allebei. In een systeem vind je de klus binnen een paar seconden via het nummer of het telefoonnummer, en de klant krijgt een e-mail als de klus de status bereikt die jij hebt gekozen.

2. De voorraad klopt nooit

In een spreadsheet is de voorraad maar zo nauwkeurig als de laatste persoon die hem aanpaste. Gaan onderdelen van de voorraad af zodra ze aan een klus worden toegevoegd, en zijn artikelen onder hun minimum gemarkeerd, dan levert de telling geen verrassingen meer op.

3. De geschiedenis vertrekt met de medewerker

Het schrift en het geheugen van een technicus kun je niet aan een nieuwe collega overdragen. In een systeem blijven elke klus, notitie en betaling bij het bedrijf als er mensen wisselen.

4. Aan het eind van de maand kloppen de cijfers niet

Als de maandcijfers een avond met de rekenmachine kosten, gok je de rest van de maand. Rapporten die gebouwd zijn op wat je vastlegt, laten zien welke klussen geld opleveren en welke alleen tijd kosten.

5. Je blijft laat voor het papierwerk

Bonnen, labels, e-mails aan klanten, logboeken. Een systeem doet dat terwijl jij het werk doet waarvoor je klanten betalen.

Herken je er twee of meer, probeer ReactDesk dan gratis. Stap je over van een ander systeem, dan zetten we je gegevens gratis over en krijg je 31 dagen Premium.