Van Excel naar een systeem, stap voor stap: een plan voor de eerste week

In een eerder bericht noemden we de signalen dat een bedrijf zijn spreadsheets is ontgroeid. Dit bericht gaat over hoe je overstapt. In de juiste volgorde duurt het ongeveer een week, en het grootste deel van de voorraadlijst vult zich tijdens het werk.

Stap 1: ruim de klantenlijst op

Open je Excel-bestand en houd de kolommen die je nodig hebt: naam, telefoon, e-mail en een adres als je dat hebt. Sla het op als csv. In de Instellingen van ReactDesk zit een import die de kolommen op naam herkent, en een paar minuten later staan je klanten in het systeem. Letse bedrijven kun je ook uit het Letse handelsregister toevoegen door een deel van de naam te typen.

Stap 2: voer de voorraad in, maar niet alles

Probeer niet op de eerste dag 800 artikelen in te voeren. Voer de 50 in die je het vaakst gebruikt of verkoopt, en voeg de rest toe als je ze voor het eerst nodig hebt. Na een maand is de lijst compleet, en niemand heeft een nacht zitten typen. Staat je oude lijst al in een spreadsheet, dan laadt dezelfde import ook de voorraad.

Stap 3: nieuwe klussen alleen nog in het systeem

Vanaf de eerste dag gaat elke nieuwe klus het systeem in. Klussen die al lopen, maak je op papier af. Een week later is de stapel papier weg.

Stap 4: haal het team erbij

Geef iedereen een eigen login en een rol. De rol bepaalt wat iemand mag zien en wijzigen, bijvoorbeeld klussen maar niet de financiële rapporten. Niemand hoeft nog één wachtwoord te delen.

Stap 5: open na een maand de rapporten

Met een maand gegevens in het systeem worden de rapporten nuttig: welke klussen het meest opleveren, waar klussen het langst wachten en welke voorraad niet verkoopt.

Stap je niet over van Excel maar van een ander systeem, stuur ons dan een export daaruit, en wij laden je klanten, voorraad en geschiedenis gratis in. Je krijgt er ook 31 dagen Premium bij. Schrijf ons in de chat.