Wat er op een kassabon in Letland moet staan: de verplichte gegevens volgens kabinetsbesluit nr. 95

Een kassabon lijkt een kleinigheid, tot een klant hem terugbrengt omdat de boekhouder hem niet accepteert. Meestal ontbreekt er één regel, en een verkoop die al heeft plaatsgevonden heeft geen geldig bewijsstuk.

Wat er op een bon moet staan, bepaalt niet elke winkel zelf. Dat regelt punt 23 van besluit nr. 95 van de Letse ministerraad van 11 februari 2014 over de technische eisen aan elektronische apparaten en installaties voor de registratie van belastingen en andere betalingen.

Wat punt 23 op de bon vraagt

Kort gezegd moet de bon het volgende tonen:

• De naam van de gebruiker (bij een natuurlijke persoon voor- en achternaam), het registratienummer of btw-nummer en het juridische adres
• Het woord „čeks”, het volgnummer van de bon, de unieke identificatiecode van de fiscale geheugenmodule, datum en tijd
• Op elke regel de naam van het product of de dienst (of de afdeling), het btw-kenmerk, de hoeveelheid (ook „1”) en de prijs
• De toegepaste btw-tarieven
• Het bedrag zonder btw en het btw-bedrag, elk apart per tarief
• Het totaal en eventuele kortingen
• De betaalwijze, het ontvangen bedrag en het wisselgeld
• Het volledige chassisnummer van de kassa of het kassasysteem en de Hash SHA-1-controlesom van deze bon en van de vorige

De punten zijn hier ingekort. De tekst van het besluit is bepalend, en die is meerdere keren gewijzigd. Open dus de geldende versie op likumi.lv voordat je de opmaak van je bon verandert.

Wat het vaakst ontbreekt

Drie gegevens ontbreken vaker dan de rest, en alle drie staan in punt 23.

Ten eerste de naam van het product. „Artikel” of „Dienst” is geen naam: uit de bon moet blijken wat er is gekocht. Ten tweede het btw-kenmerk op elke regel. Ten derde de bedragen per tarief: staan er op één bon regels met 21% en regels zonder btw, dan worden het bedrag zonder btw en het btw-bedrag per tarief getoond, niet als één getal.

Een vierde geval is een verloren bon. Als de klant erom vraagt, geef je in plaats daarvan een bewijsstuk af met de gegevens uit de punten 23.1, 23.2, 23.4 tot en met 23.9 en 23.13 (besluit nr. 96, punt 65¹).

Wanneer een genummerde kwitantie mag worden gebruikt

In bepaalde gevallen die kabinetsbesluit nr. 96 over het gebruik van deze apparaten vastlegt, mag in plaats van een kassa een genummerde kwitantie (kvīts) worden gebruikt die bij de VID, de Letse belastingdienst, is geregistreerd. Punt 71 van dat besluit noemt de gegevens: een serie van twee Latijnse letters en een nummer, de datum waarop de VID het nummer registreerde (tenzij de kwitanties in boekjes zijn gebonden), de datum van afgifte met de maand voluit, de gegevens van verkoper en koper, de producten of diensten met hoeveelheid, prijs en waarde, kortingen, het btw-tarief en -bedrag, het totaal in cijfers en in woorden en de handtekening van de verkoper.

Voor kassabonnen geldt nog een regel. Ontbreken op een bon gegevens die de boekhoud- en btw-regels voor een bewijsstuk eisen, dan moet je op verzoek van de zakenpartner een volledig bewijsstuk afgeven of het ontbrekende gegeven op de bon aanvullen (besluit nr. 96, punt 65).

Waarom er een controlesom op de bon staat

Met de controlesom kan iedereen nagaan of een bon na het afdrukken is veranderd. Elke bon toont zijn eigen SHA-1-controlesom en die van de vorige bon. Wordt één bon veranderd, dan sluit hij niet meer aan op de volgende.

Hoe ReactDesk hiermee omgaat

Elke verkoop die je in ReactDesk vastlegt, krijgt een SHA-256-controlesom die uit de inhoud wordt berekend. Registreer je een kassa als fiscaal apparaat, dan wordt elke verkoop ook in een fiscaal journaal geschreven waarin elke regel de hash van de vorige bevat. Een regel die later is gewijzigd, past dan niet meer in de keten.

Of jouw bedrijf überhaupt een geregistreerde kassa of kassasysteem nodig heeft, bepalen de VID en je boekhouder, niet de software. Dit artikel gaat over wat het document moet bevatten, niet over wanneer je zonder kunt.

Voor besluit nr. 96 zijn er bovendien wijzigingen die op 1 januari 2027 ingaan. Lees beide besluiten op likumi.lv of vraag het de VID voordat je de opmaak van je bon verandert.