Voorraadtelling in de werkplaats: hoe je het in één avond doet en wat je met de uitkomst doet

Veel werkplaatsen en winkels stellen de voorraadtelling uit tot de boekhouder erom vraagt. Dan gebeurt het laat op de avond, in haast, en worden de getallen in de spreadsheet aangepast tot ze kloppen. Daarna kan niemand zeggen waar de ontbrekende voorraad is gebleven.

Het getelde getal zelf is minder belangrijk dan twee andere dingen: het verschil tussen de administratie en het schap, en de reden ervan. Corrigeer je het getal zonder de reden te noteren, dan is hetzelfde gat volgende maand terug.

Kies een moment waarop niets beweegt

Je kunt alleen voorraad tellen die stilstaat. In de praktijk is dat een avond na sluitingstijd of een vrije dag. Tijdens het tellen pakt niemand onderdelen voor een klus, verkoopt niemand uit het schap en boekt niemand een levering in, anders klopt de telling al niet meer voordat je klaar bent.

Boek voordat je begint elke levering in die al binnen is. Goederen die in het schap liggen maar nog niet zijn ingevoerd, laten de telling zonder echte reden afwijken van de administratie.

Tel niet alles, tel wat beweegt

Je boekhouder wil minstens één keer per jaar een volledige telling. Om je bedrijf te sturen is dat te weinig. Nuttiger is het om één keer per maand de paar dozijn artikelen na te tellen die het grootste deel van je omzet opleveren: schermen en accu’s in een telefoonwerkplaats, filters en olie in een autogarage, de bestsellers in een winkel.

Een eenvoudige regel: is een artikel vorige maand meer dan vijf keer in beweging geweest, tel het dan vaak. Is het een jaar niet in beweging geweest, tel het dan één keer per jaar en denk erover na het uit te verkopen.

Noteer het verschil en de reden, niet alleen het nieuwe getal

Deze stap maakt van een telling meer dan getallen aanpassen. Liggen er 7 schermen in het schap en zegt het systeem 9, typ dan niet gewoon 7. Noteer: was 9, geteld 7, verschil −2, reden: gebroken bij het monteren, nooit afgeboekt.

Er zijn meestal maar een paar redenen, en ze komen terug: gebruikt voor een klus maar daar nooit aan toegevoegd; beschadigd bij het monteren; aan een klant gegeven onder garantie; betaald aan een leverancier maar nooit geleverd. Elke reden vraagt een andere oplossing, en je kunt ze alleen uit elkaar houden als de reden is genoteerd.

Wat de redenen je later vertellen

Na drie maanden zegt de lijst met redenen meer dan de stand. Is de helft van de verschillen „gebruikt voor een klus, niet toegevoegd”, dan is het probleem geen diefstal maar de manier waarop werk wordt geboekt, en één gesprek met het team lost het op.

Hopen de verschillen zich op rond één leverancier of één persoon, dan zie je dat ook, maar alleen als de reden direct is genoteerd en niet een maand later uit het hoofd.

Zo doe je het in ReactDesk

Open in Voorraad het artikel, kies „Geteld in het schap” en typ het aantal dat je telde. ReactDesk berekent het verschil, vraagt om een reden (telling, beschadigd, kwijt, teruggevonden, retour naar leverancier of correctie) en laat je een notitie toevoegen.

De wijziging wordt opgeslagen in de voorraadgeschiedenis van het artikel, met de datum en de naam van wie hem invoerde. De voorraad verandert nooit zonder zo’n regel, dus ook een maand later zie je nog waar die twee schermen zijn gebleven.

Een maandelijkse telling kost een avond. Daarvoor weet je hoeveel geld er in het schap staat en waar voorraad verdwijnt, en je weet het voordat er iets op raakt.