Garantiereparaties: wat je vastlegt zodat een geschil makkelijk op te lossen is

Garantiegeschillen komen meestal neer op één probleem: niemand weet meer precies wat er wanneer is gedaan. De oplossing is het meteen op te schrijven.

Leg alles vast bij het aannemen

Apparaat, serienummer, zichtbare schade en het probleem zoals de klant het beschrijft. Is de behuizing al gekrast als het apparaat binnenkomt, schrijf dat dan op voordat de klant vertrekt. Twee minuten aan de balie kunnen later een lange discussie besparen.

Leg precies vast wat je hebt vervangen

Je garantie dekt wat jij hebt gedaan: de onderdelen die je hebt geplaatst en het werk dat je hebt uitgevoerd. Elke klus heeft dus een lijst nodig van welk onderdeel erin ging, welk werk is gedaan, op welke datum en voor welke prijs. De lijst laat ook zien waar je garantie ophoudt: valt na een schermvervanging de accu uit, dan valt dat niet onder je garantie op het scherm.

Ken de voorwaarden en druk ze af op de bon

In Letland geeft de wet op de bescherming van consumentenrechten consumenten twee jaar om te reclameren als een product of een dienst niet aan de overeenkomst voldoet, en een reparatie is een dienst. Een garantie die je zelf geeft, is een extra belofte bovenop die rechten: ze kan langer zijn of meer dekken, maar ze kan de wettelijke rechten van de klant niet beperken. Schrijf je voorwaarden op en zorg dat de klant ze ziet als hij het apparaat ophaalt. In andere EU-landen gelden vergelijkbare regels, dus controleer welke voor jou gelden.

Hoe ReactDesk helpt

• Elke klus heeft een garantietermijn in dagen, met een standaardwaarde die je bij Instellingen kiest. Die staat op de bon en op de statuspagina van de klant, en na betaling ook de datum tot wanneer ze geldt.
• Een garantiereparatie open je vanuit de oorspronkelijke klus, zodat ze daaraan gekoppeld is en de klant niets betaalt.
• De klantkaart toont de klussen en aankopen van de klant: wat er is gedaan, wanneer en voor hoeveel.
• Op de afgedrukte bon staat je tekst met voorwaarden, zodat de klant de voorwaarden mee naar huis neemt.

Komt een klant toch terug met een garantiegeval, open dan de klus, kijk wat er wanneer is vervangen en beslis. Met de feiten voor je neus is het gesprek kort.