D’Excel à un logiciel, étape par étape : un plan pour la première semaine

Dans un article précédent, nous avons listé les signes qu’une entreprise a dépassé ses tableurs. Celui-ci explique comment passer le cap. Dans le bon ordre, cela prend environ une semaine, et la liste du stock se remplit en grande partie au fil du travail.

Étape 1 : mets de l’ordre dans la liste des clients

Ouvre ton fichier Excel et garde les colonnes utiles : nom, téléphone, e-mail, et une adresse si tu en as une. Enregistre-le en CSV. Les Paramètres de ReactDesk ont un import qui reconnaît les colonnes par leur nom, et quelques minutes plus tard tes clients sont dans le système. Les entreprises lettones peuvent aussi être ajoutées depuis le registre letton des entreprises en tapant une partie de leur nom.

Étape 2 : saisis le stock, mais pas tout

N’essaie pas de saisir 800 articles le premier jour. Saisis les 50 que tu utilises ou vends le plus souvent, et ajoute les autres la première fois que tu en as besoin. Au bout d’un mois, la liste est complète, et personne n’a passé la nuit à taper. Si ton ancienne liste est déjà dans un tableur, le même import charge aussi le stock.

Étape 3 : les nouveaux travaux uniquement dans le système

Dès le premier jour, chaque nouveau travail entre dans le système. Ceux qui sont déjà en cours se terminent sur papier. Une semaine plus tard, la pile de papier a disparu.

Étape 4 : fais entrer l’équipe

Donne à chacun son propre accès et un rôle. Le rôle décide de ce que chacun peut voir et modifier, par exemple les travaux mais pas les rapports financiers. Plus besoin de partager un seul mot de passe.

Étape 5 : au bout d’un mois, ouvre les rapports

Avec un mois de données dans le système, les rapports deviennent utiles : quels travaux rapportent le plus, où les travaux attendent le plus longtemps et quel stock ne se vend pas.

Si tu ne viens pas d’Excel mais d’un autre logiciel, envoie-nous un export de celui-ci, et nous chargeons gratuitement tes clients, ton stock et ton historique. Tu reçois aussi 31 jours de Premium. Écris-nous dans le chat.