L’inventaire en atelier : comment le faire en une soirée, et quoi faire du résultat

Beaucoup d’ateliers et de magasins repoussent l’inventaire jusqu’à ce que le comptable le réclame. Il se fait alors tard le soir, dans l’urgence, et on corrige les chiffres du tableur jusqu’à ce qu’ils tombent juste. Ensuite, personne ne peut dire où est passé le stock manquant.

Le chiffre compté compte moins que deux autres choses : l’écart entre le stock enregistré et le rayon, et sa raison. Si tu corriges le chiffre sans noter la raison, le même écart reviendra le mois suivant.

Choisis un moment où rien ne bouge

On ne peut compter qu’un stock immobile. En pratique, c’est une soirée après la fermeture ou un jour de repos. Pendant le comptage, personne ne prend de pièces pour un travail, ne vend en rayon ni ne réceptionne de livraison, sinon le comptage est faux avant même d’être fini.

Avant de commencer, saisis toutes les livraisons arrivées. Des marchandises en rayon mais pas encore saisies font diverger le comptage du stock enregistré sans vraie raison.

Ne compte pas tout, compte ce qui bouge

Ton comptable voudra un comptage complet au moins une fois par an. Pour piloter l’entreprise, c’est trop rare. Il est plus utile de recompter chaque mois les quelques dizaines d’articles qui font l’essentiel de ton chiffre d’affaires : les écrans et les batteries dans un atelier de téléphones, les filtres et l’huile dans un garage, les meilleures ventes dans une boutique.

Une règle simple : si un article a bougé plus de cinq fois le mois dernier, compte-le souvent. S’il n’a pas bougé depuis un an, compte-le une fois par an et demande-toi s’il ne faut pas le liquider.

Note l’écart et la raison, pas seulement le nouveau chiffre

C’est cette étape qui distingue un inventaire d’une simple correction de chiffres. S’il y a 7 écrans en rayon et que le système en indique 9, ne tape pas simplement 7. Note : 9 enregistrés, 7 comptés, écart −2, raison : cassé au montage, jamais sorti du stock.

Les raisons sont en général peu nombreuses et reviennent : utilisé sur un travail mais jamais ajouté à celui-ci ; abîmé au montage ; donné à un client sous garantie ; payé au fournisseur mais jamais livré. Chacune demande une solution différente, et on ne peut les distinguer que si la raison a été notée.

Ce que les raisons t’apprennent ensuite

Au bout de trois mois, la liste des raisons en dit plus que le solde. Si la moitié des écarts sont « utilisé sur un travail, pas ajouté », le problème n’est pas le vol mais la façon dont le travail est saisi, et une discussion avec l’équipe le règle.

Si les écarts se concentrent autour d’un fournisseur ou d’une personne, tu le verras aussi, mais seulement si la raison a été notée sur le moment, pas retrouvée de mémoire un mois plus tard.

Comment faire dans ReactDesk

Dans Stock, ouvre l’article, choisis « Compté en rayon » et saisis la quantité comptée. ReactDesk calcule l’écart, demande une raison (inventaire, endommagé, perdu, retrouvé, retourné au fournisseur ou correction) et te laisse ajouter une note.

La modification est enregistrée dans l’historique de stock de l’article, avec la date et le nom de la personne qui l’a saisie. Le stock ne change jamais sans une telle entrée : un mois plus tard, tu vois encore où sont passés ces deux écrans.

Un comptage mensuel prend une soirée. En échange, tu sais combien d’argent dort en rayon et où le stock disparaît, et tu le sais avant de manquer de quelque chose.