Von Excel zu einem System, Schritt für Schritt: ein Plan für die erste Woche

In einem früheren Beitrag haben wir die Anzeichen aufgezählt, dass ein Betrieb seinen Tabellen entwachsen ist. In diesem geht es darum, wie du umsteigst. In der richtigen Reihenfolge dauert es etwa eine Woche, und der größte Teil der Lagerliste füllt sich während der Arbeit.

Schritt 1: die Kundenliste aufräumen

Öffne deine Excel-Datei und behalte die Spalten, die du brauchst: Name, Telefon, E-Mail und eine Adresse, falls vorhanden. Speichere sie als CSV. In den Einstellungen von ReactDesk gibt es einen Import, der die Spalten an ihren Namen erkennt, und wenige Minuten später sind deine Kunden im System. Lettische Firmen kannst du auch aus dem Unternehmensregister übernehmen, indem du einen Teil des Namens eintippst.

Schritt 2: das Lager erfassen, aber nicht alles

Versuch nicht, am ersten Tag 800 Artikel einzugeben. Gib die 50 ein, die du am häufigsten verwendest oder verkaufst, und ergänze die anderen, wenn du sie zum ersten Mal brauchst. Nach einem Monat ist die Liste vollständig, und niemand hat eine Nacht mit Tippen verbracht. Liegt deine alte Liste schon in einer Tabelle, lädt derselbe Import auch den Lagerbestand.

Schritt 3: neue Aufträge nur noch ins System

Ab dem ersten Tag kommt jeder neue Auftrag ins System. Laufende Aufträge werden auf Papier zu Ende gebracht. Eine Woche später ist der Papierstapel weg.

Schritt 4: das Team dazuholen

Gib jeder Person einen eigenen Zugang und eine Rolle. Die Rolle bestimmt, was sie sehen und ändern darf, zum Beispiel Aufträge, aber nicht die Finanzberichte. Niemand muss sich mehr ein Passwort teilen.

Schritt 5: nach einem Monat die Berichte öffnen

Mit einem Monat Daten im System werden die Berichte nützlich: welche Aufträge am meisten einbringen, wo Aufträge am längsten warten und welche Ware sich nicht verkauft.

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