Inventur in der Werkstatt: wie du sie an einem Abend erledigst und was du mit dem Ergebnis machst

Viele Werkstätten und Geschäfte schieben die Inventur auf, bis der Buchhalter danach fragt. Dann wird sie spät am Abend in Eile gemacht, und die Zahlen in der Tabelle werden geändert, bis sie stimmen. Danach kann niemand sagen, wo der fehlende Bestand geblieben ist.

Die gezählte Zahl selbst ist weniger wichtig als zwei andere Dinge: die Differenz zwischen Buchbestand und Regal und ihr Grund. Korrigierst du die Zahl, ohne den Grund zu notieren, ist dieselbe Lücke im nächsten Monat wieder da.

Wähle einen Zeitpunkt, an dem sich nichts bewegt

Zählen kannst du nur Bestand, der stillsteht. In der Praxis ist das ein Abend nach Ladenschluss oder ein freier Tag. Während du zählst, nimmt niemand Teile für einen Auftrag, verkauft aus dem Regal oder bucht eine Lieferung ein, sonst ist die Zählung falsch, bevor du fertig bist.

Buche vor dem Start jede Lieferung ein, die angekommen ist. Ware, die schon im Regal liegt, aber noch nicht erfasst ist, lässt die Zählung ohne echten Grund vom Buchbestand abweichen.

Zähl nicht alles, zähl, was sich bewegt

Dein Buchhalter will mindestens einmal im Jahr eine vollständige Zählung. Für die Führung des Betriebs ist das zu selten. Nützlicher ist es, einmal im Monat die paar Dutzend Artikel nachzuzählen, die den Großteil deines Umsatzes bringen: in einer Handywerkstatt Displays und Akkus, in einer Autowerkstatt Filter und Öl, in einem Laden die Bestseller.

Eine einfache Regel: Hat sich ein Artikel im letzten Monat mehr als fünfmal bewegt, zähl ihn oft. Hat er sich ein Jahr lang nicht bewegt, zähl ihn einmal im Jahr und überleg, ob du ihn abverkaufst.

Notiere die Differenz und den Grund, nicht nur die neue Zahl

Dieser Schritt unterscheidet eine Inventur vom Zahlenkorrigieren. Liegen 7 Displays im Regal und das System sagt 9, tipp nicht einfach 7 ein. Notiere: waren 9, gezählt 7, Differenz −2, Grund: beim Einbau zerbrochen, nie ausgebucht.

Die Gründe sind meist wenige, und sie wiederholen sich: für einen Auftrag verwendet, aber dort nie eingetragen; beim Einbau beschädigt; einem Kunden als Garantie gegeben; beim Lieferanten bezahlt, aber nie geliefert. Jeder braucht eine andere Lösung, und auseinanderhalten kannst du sie nur, wenn der Grund notiert wurde.

Was dir die Gründe später sagen

Nach drei Monaten sagt die Liste der Gründe mehr als der Bestand. Lautet die Hälfte der Differenzen „für einen Auftrag verwendet, nicht eingetragen“, ist das Problem kein Diebstahl, sondern die Art, wie Arbeit erfasst wird, und ein Gespräch mit dem Team löst es.

Häufen sich die Differenzen bei einem Lieferanten oder einer Person, siehst du auch das, aber nur, wenn der Grund sofort notiert und nicht einen Monat später aus dem Gedächtnis ergänzt wurde.

So geht es in ReactDesk

Öffne im Lager den Artikel, wähle „Im Regal gezählt“ und gib die gezählte Menge ein. ReactDesk berechnet die Differenz, fragt nach einem Grund (Inventur, beschädigt, verloren, gefunden, an Lieferanten zurück oder Korrektur) und lässt dich eine Notiz hinzufügen.

Die Änderung wird in der Bestandshistorie des Artikels mit Datum und dem Namen der Person gespeichert, die sie eingegeben hat. Der Bestand ändert sich nie ohne einen solchen Eintrag, und so siehst du auch einen Monat später noch, wo die zwei Displays geblieben sind.

Eine monatliche Zählung kostet einen Abend. Dafür weißt du, wie viel Geld im Regal steht und wo Ware verschwindet, und du weißt es, bevor etwas knapp wird.