Inventorizacija dirbtuvėse: kaip ją atlikti per vieną vakarą ir ką daryti su rezultatu

Daugelis dirbtuvių ir parduotuvių atideda inventorizaciją, kol jos paprašo buhalteris. Tada ji daroma vėlai vakare, skubant, o skaičiai lentelėje taisomi tol, kol sutampa. Paskui niekas negali pasakyti, kur dingo trūkstamos prekės.

Pats suskaičiuotas skaičius svarbus mažiau nei du kiti dalykai: skirtumas tarp apskaitos ir lentynos ir jo priežastis. Jei pataisote skaičių, bet neužrašote priežasties, ta pati spraga kitą mėnesį sugrįš.

Pasirinkite metą, kai niekas nejuda

Suskaičiuoti galima tik tai, kas stovi vietoje. Praktiškai tai vakaras po darbo arba laisva diena. Skaičiuojant niekas neima detalių darbui, neparduoda iš lentynos ir nepriima pristatymo, kitaip rezultatas klaidingas dar nebaigus.

Prieš pradėdami įveskite visus jau atvežtus pristatymus. Prekės, kurios jau guli lentynoje, bet dar neįvestos, lemia, kad skaičiavimas nesutampa su apskaita be jokios tikros priežasties.

Neskaičiuokite visko, skaičiuokite tai, kas juda

Buhalteris norės pilnos inventorizacijos bent kartą per metus. Verslui valdyti tai per retai. Naudingiau kartą per mėnesį perskaičiuoti tas kelias dešimtis pozicijų, kurios duoda didžiąją apyvartos dalį: telefonų remonto dirbtuvėse ekranus ir akumuliatorius, autoservise filtrus ir alyvą, parduotuvėje perkamiausias prekes.

Paprasta taisyklė: jei pozicija praėjusį mėnesį judėjo daugiau nei penkis kartus, skaičiuokite ją dažnai. Jei ji nejudėjo metus, skaičiuokite ją kartą per metus ir pagalvokite, ar jos neišparduoti.

Užrašykite skirtumą ir priežastį, ne tik naują skaičių

Šis žingsnis atskiria inventorizaciją nuo skaičių taisymo. Jei lentynoje yra 7 ekranai, o sistemoje 9, neįrašykite tiesiog 7. Užrašykite: buvo 9, suskaičiuota 7, skirtumas −2, priežastis: sudužo montuojant, nebuvo nurašytas.

Priežasčių paprastai būna nedaug, ir jos kartojasi: panaudota darbui, bet prie jo nepridėta; sugadinta montuojant; atiduota klientui pagal garantiją; sumokėta tiekėjui, bet nepristatyta. Kiekvienai reikia kito sprendimo, o atskirti jas galima tik tada, kai priežastis užrašyta.

Ką priežastys pasako vėliau

Po trijų mėnesių priežasčių sąrašas pasako daugiau nei likutis. Jei pusė skirtumų yra „panaudota darbui, nepridėta“, problema ne vagystė, o tai, kaip registruojami darbai, ir ją išsprendžia vienas pokalbis su komanda.

Jei skirtumai kaupiasi apie vieną tiekėją ar vieną žmogų, tai irgi pamatysite, bet tik tada, jei priežastis buvo užrašyta iš karto, o ne prisiminta po mėnesio.

Kaip tai padaryti ReactDesk

Sandėlyje atverkite poziciją, pasirinkite „Suskaičiuota lentynoje“ ir įveskite suskaičiuotą kiekį. ReactDesk pats apskaičiuos skirtumą, paprašys priežasties (inventorizacija, sugadinta, prarasta, rasta, grąžinta tiekėjui arba pataisymas) ir leis pridėti pastabą.

Pakeitimas išsaugomas pozicijos likučio istorijoje su data ir jį įvedusio žmogaus vardu. Likutis niekada nesikeičia be tokio įrašo, todėl ir po mėnesio matyti, kur dingo tie du ekranai.

Kas mėnesį skaičiuoti užtrunka vieną vakarą. Mainais žinote, kiek pinigų stovi lentynose ir kur dingsta prekės, ir žinote tai anksčiau, nei ko nors pritrūksta.