Da Excel a un gestionale, passo dopo passo: un piano per la prima settimana

In un articolo precedente abbiamo elencato i segnali che un’attività ha superato i suoi fogli di calcolo. Questo spiega come passare. Nell’ordine giusto ci vuole circa una settimana, e la maggior parte dell’elenco di magazzino si riempie lavorando.

Passo 1: sistema l’elenco dei clienti

Apri il tuo file Excel e tieni le colonne che ti servono: nome, telefono, e-mail e un indirizzo, se ce l’hai. Salvalo come CSV. Nelle Impostazioni di ReactDesk c’è un’importazione che riconosce le colonne dal nome, e pochi minuti dopo i tuoi clienti sono nel sistema. Le aziende lettoni si possono aggiungere anche dal Registro delle imprese lettone digitando parte del nome.

Passo 2: inserisci il magazzino, ma non tutto

Non provare a inserire 800 articoli il primo giorno. Inserisci i 50 che usi o vendi più spesso e aggiungi gli altri la prima volta che ti servono. Dopo un mese l’elenco è completo, e nessuno ha passato una notte a digitare. Se il tuo vecchio elenco è già in un foglio di calcolo, la stessa importazione carica anche il magazzino.

Passo 3: i nuovi lavori solo nel sistema

Dal primo giorno, ogni nuovo lavoro va nel sistema. Quelli già in corso si finiscono su carta. Una settimana dopo la pila di carta non c’è più.

Passo 4: coinvolgi il team

Dai a ogni persona il proprio accesso e un ruolo. Il ruolo stabilisce cosa può vedere e modificare, per esempio i lavori ma non i report finanziari. Nessuno deve più condividere un’unica password.

Passo 5: dopo un mese, apri i report

Con un mese di dati nel sistema, i report diventano utili: quali lavori rendono di più, dove i lavori aspettano più a lungo e quale merce non si vende.

Se non arrivi da Excel ma da un altro gestionale, mandaci un’esportazione da quello, e carichiamo gratis i tuoi clienti, il magazzino e lo storico. Ricevi anche 31 giorni di Premium. Scrivici in chat.