L’inventario in officina: come farlo in una sera e cosa fare con il risultato

Molte officine e molti negozi rimandano l’inventario finché il commercialista non lo chiede. Allora si fa tardi la sera, di corsa, e i numeri nel foglio di calcolo vengono corretti finché non tornano. Dopo, nessuno sa dire dove sia finita la merce mancante.

Il numero contato conta meno di altre due cose: la differenza tra la giacenza registrata e lo scaffale, e il suo motivo. Se correggi il numero senza annotare il motivo, lo stesso buco si ripresenterà il mese dopo.

Scegli un momento in cui non si muove niente

Puoi contare solo merce ferma. In pratica significa una sera dopo la chiusura o un giorno libero. Mentre conti, nessuno prende ricambi per un lavoro, vende dallo scaffale o registra una consegna, altrimenti il conteggio è sbagliato prima ancora di finire.

Prima di iniziare, registra tutte le consegne arrivate. La merce già sullo scaffale ma non ancora inserita fa divergere il conteggio dalla giacenza registrata senza un vero motivo.

Non contare tutto, conta quello che si muove

Il tuo commercialista vorrà un conteggio completo almeno una volta all’anno. Per gestire l’attività è troppo raro. È più utile ricontare ogni mese le poche decine di articoli che fanno la maggior parte del fatturato: schermi e batterie in un laboratorio di telefoni, filtri e olio in un’officina auto, i più venduti in un negozio.

Una regola semplice: se un articolo si è mosso più di cinque volte il mese scorso, contalo spesso. Se non si è mosso per un anno, contalo una volta all’anno e valuta se svenderlo.

Annota la differenza e il motivo, non solo il nuovo numero

È questo passaggio che distingue un inventario da una correzione di numeri. Se sullo scaffale ci sono 7 schermi e il sistema ne indica 9, non scrivere semplicemente 7. Annota: erano 9, contati 7, differenza −2, motivo: rotto durante il montaggio, mai scaricato.

I motivi di solito sono pochi e si ripetono: usato in un lavoro ma mai aggiunto a quel lavoro; danneggiato durante il montaggio; dato a un cliente in garanzia; pagato al fornitore ma mai consegnato. Ognuno richiede una soluzione diversa, e puoi distinguerli solo se il motivo è stato annotato.

Cosa ti dicono i motivi più avanti

Dopo tre mesi l’elenco dei motivi dice più della giacenza. Se metà delle differenze è «usato in un lavoro, non aggiunto», il problema non è il furto ma il modo in cui si registra il lavoro, e una conversazione con il team lo risolve.

Se le differenze si concentrano su un fornitore o su una persona, vedrai anche questo, ma solo se il motivo è stato annotato subito e non ricordato un mese dopo.

Come si fa in ReactDesk

In Magazzino apri l’articolo, scegli «Contato a scaffale» e inserisci la quantità contata. ReactDesk calcola la differenza, chiede un motivo (inventario, danneggiato, smarrito, ritrovato, reso al fornitore o correzione) e ti lascia aggiungere una nota.

La modifica viene salvata nello storico di magazzino dell’articolo, con la data e il nome di chi l’ha inserita. La giacenza non cambia mai senza una voce del genere, quindi anche un mese dopo vedi ancora dove sono finiti quei due schermi.

Un conteggio mensile richiede una sera. In cambio sai quanto denaro è fermo sugli scaffali e dove sparisce la merce, e lo sai prima che qualcosa venga a mancare.