Riparazioni in garanzia: cosa annotare perché una contestazione si risolva facilmente

Le contestazioni sulla garanzia di solito si riducono a un problema: nessuno ricorda esattamente cosa è stato fatto e quando. La soluzione è scriverlo subito.

Annota tutto all’accettazione

Dispositivo, numero di serie, danni visibili e il problema come lo descrive il cliente. Se la scocca è già graffiata quando il dispositivo arriva, annotalo prima che il cliente se ne vada. Due minuti al banco possono evitare una lunga discussione più avanti.

Annota esattamente cosa hai sostituito

La tua garanzia copre ciò che hai fatto tu: i ricambi che hai montato e il lavoro che hai eseguito. Per questo ogni lavoro ha bisogno di un elenco: quale ricambio è stato montato, quale lavoro è stato fatto, in che data e a che prezzo. L’elenco mostra anche dove finisce la tua garanzia: se dopo la sostituzione dello schermo si guasta la batteria, la tua garanzia sullo schermo non la copre.

Conosci le regole e stampale sulla ricevuta

In Lettonia la legge sulla tutela dei diritti dei consumatori dà al consumatore due anni per reclamare quando un bene o un servizio non è conforme al contratto, e una riparazione è un servizio. La garanzia che dai tu è una promessa in più: può durare di più o coprire di più, ma non può ridurre i diritti di legge del cliente. Metti per iscritto le tue condizioni e fai in modo che il cliente le veda al ritiro del dispositivo. Negli altri paesi dell’UE valgono regole simili, quindi controlla quelle che si applicano a te.

Come aiuta ReactDesk

• Ogni lavoro ha una durata della garanzia in giorni, con un valore predefinito che imposti nelle Impostazioni. Compare sulla ricevuta e sulla pagina di stato del cliente, e dopo il pagamento anche la data fino a cui vale.
• Una riparazione in garanzia si apre dal lavoro originale, così resta collegata a quello ed è gratuita per il cliente.
• La scheda cliente mostra i suoi lavori e i suoi acquisti: cosa è stato fatto, quando e per quanto.
• La ricevuta stampata riporta il tuo testo con le condizioni, e il cliente se le porta a casa.

Quando un cliente torna comunque in garanzia, apri il lavoro, guarda cosa è stato sostituito e quando, e decidi. Con i fatti davanti, la conversazione è breve.