Inventuur töökojas: kuidas teha see ühe õhtuga ja mida tulemusega peale hakata

Paljud töökojad ja poed lükkavad inventuuri edasi, kuni raamatupidaja seda küsib. Siis tehakse see hilisõhtul ja kiirustades ning tabeli numbreid parandatakse, kuni need klapivad. Pärast ei oska keegi öelda, kuhu puuduv kaup jäi.

Loetud arv ise on vähem tähtis kui kaks muud asja: arvestuse ja riiuli vahe ning selle põhjus. Kui parandad arvu, aga põhjust kirja ei pane, on sama auk järgmisel kuul tagasi.

Vali hetk, mil miski ei liigu

Lugeda saab ainult kaupa, mis seisab paigal. Praktikas on see õhtu pärast sulgemist või vaba päev. Lugemise ajal ei võta keegi varuosi töö jaoks, ei müü riiulist ega võta tarnet vastu, muidu on loendus vale enne, kui jõuad lõpuni.

Enne alustamist sisesta kõik saabunud tarned. Kaup, mis on riiulil, aga pole veel sisestatud, paneb loenduse arvestusest erinema ilma tegeliku põhjuseta.

Ära loe kõike, loe seda, mis liigub

Raamatupidaja tahab täielikku loendust vähemalt kord aastas. Ettevõtte juhtimiseks on see liiga harva. Kasulikum on kord kuus üle lugeda need mõnikümmend artiklit, mis annavad suurema osa käibest: telefoniremondis ekraanid ja akud, autoteeninduses filtrid ja õli, poes enimmüüdud kaubad.

Lihtne reegel: kui artikkel liikus eelmisel kuul rohkem kui viis korda, loe seda tihti. Kui see pole aasta jooksul liikunud, loe seda kord aastas ja mõtle, kas see maha müüa.

Kirjuta üles vahe ja põhjus, mitte ainult uus arv

See samm eristab inventuuri numbrite parandamisest. Kui riiulil on 7 ekraani ja süsteem näitab 9, ära kirjuta lihtsalt 7. Pane kirja: oli 9, loeti 7, vahe −2, põhjus: läks paigaldamisel katki, jäi maha kandmata.

Põhjusi on tavaliselt vähe ja need korduvad: kasutati töös, aga ei lisatud tööle; sai paigaldamisel kahjustada; anti kliendile garantii korras; tarnijale makstud, aga kohale toimetamata. Igaüks vajab eri lahendust ja neid saab eristada ainult siis, kui põhjus on kirja pandud.

Mida põhjused sulle hiljem ütlevad

Kolme kuu pärast ütleb põhjuste nimekiri rohkem kui saldo. Kui pooled vahed on „kasutati töös, ei lisatud“, pole probleem varguses, vaid selles, kuidas tööd kirja pannakse, ja üks jutuajamine meeskonnaga lahendab selle.

Kui vahed kogunevad ühe tarnija või ühe inimese ümber, näed ka seda, aga ainult siis, kui põhjus pandi kirja kohe, mitte ei meenutatud kuu aja pärast.

Kuidas seda ReactDeskis teha

Ava laos artikkel, vali „Riiulil üle loetud“ ja sisesta loetud kogus. ReactDesk arvutab vahe ise, küsib põhjust (inventuur, kahjustatud, kadunud, leitud, tagastatud tarnijale või parandus) ja laseb lisada märkuse.

Muudatus salvestub artikli laoajaloosse koos kuupäeva ja selle inimese nimega, kes selle sisestas. Laoseis ei muutu kunagi ilma sellise kirjeta, nii et ka kuu aja pärast näed, kuhu need kaks ekraani jäid.

Igakuine loendus võtab ühe õhtu. Vastu saad teadmise, kui palju raha riiulitel seisab ja kuhu kaup kaob, ning sa tead seda enne, kui millestki puudu jääb.